Akupedia.id, TENGGARONG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menyayangkan masih banyak Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kukar yang belum melakukan pemusnahan arsip, meskipun kegiatan ini sangat penting untuk menjaga tertib administrasi dan mencegah penumpukan dokumen yang tidak lagi diperlukan.
Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, Diarpus Kukar, Varia Fadilah, mengungkapkan bahwa dari 59 OPD yang ada di Kukar, baru lima OPD yang telah melakukan pemusnahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
“Hingga saat ini, dari 59 OPD se-Kukar, baru lima OPD yang melaksanakan pemusnahan arsipnya,” ujar Varia Fadilah, Sabtu (16/11/2024).
Varia menambahkan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip yang penting untuk dilakukan secara rutin agar arsip yang tidak relevan tidak menumpuk dan mengganggu kelancaran administrasi di setiap instansi pemerintah.
Salah satu OPD yang sudah tertib dalam melakukan pemusnahan arsip adalah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kukar. Bahkan, Bappeda Kukar meraih predikat A dalam penilaian tertib kearsipan, menjadikannya contoh yang baik bagi OPD lainnya.
“Bappeda Kukar menjadi salah satu OPD yang sudah melaksanakan pemusnahan arsip dengan baik dan tertib. Mereka bahkan meraih nilai A dalam penilaian tertib kearsipan, yang tentunya menjadi contoh bagi OPD lain,” ungkap Varia.
Sebagai langkah lebih lanjut, Diarpus Kukar mengadakan magang kearsipan bagi pegawai dari beberapa kecamatan seperti Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai untuk belajar tentang pentingnya pemusnahan arsip dan cara pelaksanaannya di Bappeda.
Namun, menurut Varia, masih ada beberapa kendala yang menghambat OPD dalam melaksanakan pemusnahan arsip, salah satunya adalah kurangnya tenaga arsiparis atau Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlatih di bidang kearsipan.
“Salah satu kendalanya adalah banyak OPD yang tidak memiliki arsiparis atau memiliki SDM kearsipan yang masih lemah. Namun, kami telah mengatasi hal ini dengan memberikan pelatihan dan bimbingan teknis (Bimtek) kearsipan untuk meningkatkan kompetensi pegawai dalam bidang ini,” jelasnya.
Selain itu, Varia juga menambahkan bahwa masih ada anggapan di beberapa OPD yang menganggap urusan arsip tidak terlalu penting, yang turut memperlambat pelaksanaan pemusnahan arsip secara rutin.
Varia menjelaskan bahwa terdapat tiga metode pemusnahan arsip yang dapat dilakukan oleh OPD, sesuai dengan ketentuan yang ada. Metode pertama adalah penghancuran arsip dengan menggunakan mesin penghancur dokumen.
Arsip yang dapat dihancurkan meliputi surat undangan dan Surat Perintah Kerja (SPL) yang sudah berusia lebih dari 10 tahun, seperti yang terjadi pada arsip tahun 2010 ke bawah.
“Arsip yang dihancurkan ini, seperti surat undangan dan SPL, bisa dihancurkan menggunakan mesin penghancur, dan limbahnya bisa disetor ke Bank Sampah Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan (DLHK),” ujar Varia.
Metode kedua adalah dengan menyimpan arsip di record center milik masing-masing OPD, di mana rata-rata OPD sudah memiliki fasilitas ini.
Sedangkan metode ketiga adalah dengan mengirimkan arsip yang tidak lagi dibutuhkan ke gudang arsip milik Diarpus Kukar untuk disimpan dalam jangka panjang.
“Kami berharap, OPD yang belum melakukan pemusnahan arsip dapat segera melaksanakannya, karena ini merupakan langkah penting untuk mencegah penumpukan arsip yang dapat mengganggu kinerja administrasi dan ruang penyimpanan yang terbatas,” tambahnya.
Melalui upaya ini, Diarpus Kukar bertujuan untuk menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien dan rapi, sehingga arsip yang disimpan dapat lebih mudah diakses ketika dibutuhkan dan tidak membebani ruang penyimpanan di masing-masing OPD maupun di Diarpus Kukar.
Varia menegaskan bahwa kedepannya, penting bagi setiap OPD untuk lebih serius dalam mengelola arsip agar tercipta pemerintahan yang lebih tertib administrasi dan dapat meningkatkan kualitas layanan publik di Kabupaten Kutai Kartanegara. (*)
